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HO BISOGNO DI... CHI DEVO CHIAMARE...? COSA DEVO FARE...

1) Scatta l'allarme e voglio tacitare il pronto intervento della vigilanza o voglio chiedere informazioni in merito?
Tacitare l'allarme e in seguito Telefonare alla Centrale Operativa di Vigilanza di riferimento con urgenza, qualificandosi e comunicando il Falso allarme generato fornendo su richiesta della Centrale Operativa, la parola d'ordine a noi riservata.

2) Vorrei avere informazioni approfondite in merito ai miei servizi di vigilanza.
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza, oppure in orario h24 contattare la Vs. centrale Operativa di competenza, chiedendo dell'ufficio preposto.

3) Necessito di un sopralluogo valutativo?
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza, oppure in orario h24 La Vs. centrale operativa di riferimento, chiedendo dell'ufficio preposto.

4) Ho dei problemi amministrativi?
Contattare gli uffici amministrativi, della Soc. che Vi emette la Fattura, rivolgersi all'ufficio fatturazione qualificandosi.

5) Avrei una lamentela, una critica costruttiva, un consiglio da far presente.
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza. Specificare il motivo della comunicazione identificandosi e con dati precisi e dettagliati. Oppure in orario h24, rivolgersi alla Vs. centrale Operativa di competenza.

6) A chi mi devo rivolgere per delle modifiche anche solo temporanee ai miei servizi?
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza, oppure in orario h24 La Vs. centrale Operativa di riferimento, chiedendo dell'ufficio preposto.

7) Vorrei far fare un sopralluogo tecnico.
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza, oppure in orario h24 La Vs. centrale Operativa di riferimento, chiedendo dell'ufficio preposto.

8) Vorrei parlare con il mio consulente della Sicurezza e della Vigilanza.
Contattare direttamente il Consulente della Sicurezza e Vigilanza.

9) Sono già utente e voglio testare e/o collegare il segnale di allarme del mio combinatore telefonico con la centrale operativa o voglio chiedere informazioni in merito?
Telefonare alla Centrale Operativa di competenza, qualificarsi e comunicare la volontà di effettuare un test del segnale di allarme fornendo su richiesta dell'operatore, la parola d'ordine riservata. Seguire le istruzioni impartite dall'operatore.

10) Sono già utente e il mio tecnico vuole testare e/o collegare il segnale di allarme tramite vs. ponte radio con la centrale operativa o voglio chiedere informazioni in merito?
Dopo che i tecnici della Soc. hanno provveduto a installare il Vs. ponteradio, se il mio tecnico non lo ha fatto congiuntamente, devo Telefonare alla Centrale Operativa di competenza, qualificandomi esprimendo la volontà di far effettuare una manutenzione tecnica e/o un test del segnale di allarme. Il tutto fornendo su richiesta la parola d'ordine riservata. Seguire le istruzioni impartite dall'operatore.

11) Devo far fare un intervento tecnico al sistema di sicurezza o alle apparecchiature fornite in comodato d'uso o a noleggio?
Telefonare alla Centrale Operativa di competenza, qualificandosi, richiedendo e motivando, un intervento tecnico.

12) Vorrei installare un impianto di videosorveglianza nella mia azienda, dove occupo un solo dipendente. Cosa devo fare per legittimarne l'utilizzo?
Le aziende che occupano fino a 15 dipendenti e che intendano installare nei luoghi di lavoro un impianto di videosorveglianza hanno l'obbligo, sancito dall'art. 114 del D.Lvo N° 196/2003 che richiama l'art. 4 della Legge n° 300/1970, di munirsi di apposita autorizzazione all'installazione ed all'utilizzo dell'impianto, rilasciata dalla Direzione Territoriale del Lavoro (DTL) competente per territorio, previa presentazione di apposita istanza. Secondo tale norma, nelle fattispecie devono ricorrere esigenze organizzative e produttive ovvero di sicurezza del lavoro (da estendere anche al concetto di tutela del patrimonio). La richiesta va fatta, a cura del titolare dell'impianto, utilizzando (preferibilmente) l'apposito modulo messo a disposizione dalla DTL sul sito www.lavoro.gov.it accedendo al link Uffici Territoriali. A conclusone delle relative valutazioni tecniche, effettuate sulla base della documentazione allegata all'istanza, l'Ufficio rilascia alla ditta il provvedimento di autorizzazione, individuando, nello stesso, opportune condizioni di utilizzo del sistema che hanno potere vincolante per l'azienda.
L'obbligo di cui sopra vige anche per le aziende che, occupando più di 15 dipendenti, siano sprovviste di rappresentante sindacali aziendali (RSA o RSU) o che, pur avendoli, non hanno raggiunto un accordo sindacale con gli stessi per l'utilizzo dell'impianto di videosorveglianza.
L'obbligo non vige per le aziende che non occupano dipendenti.
In tutti i casi sopra esposti, il titolare dell'impianto, e quindi del trattamento dei dati, deve comunque ottemperare agli obblighi di informativa previsti dall'art. 13 del D.Lvo N° 196/2003.

13) Per utilizzare un impianto di videosorveglianza in azienda è sufficiente far sottoscrivere ai lavoratori dipendenti una nota di consenso?
No. Il consenso espresso dai lavoratori è materia privacy che riguarda l'applicazione degli artt. 23 e 24 del D.Lvo N° 196/2003. Esso non ha nulla a che fare con la procedura prevista dall'art. 4, comma 2, della Legge N° 300/1970, che indica nell'accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, eventualmente presenti in azienda, la strada maestra per la legittimazione dell'impianto.
La stessa procedura prevede inoltre che, in difetto di accordo, ricorra per il datore di lavoro l'obbligo di richiedere alla Direzione Territoriale del Lavoro il rilascio dell'apposita autorizzazione.

14) E' necessario allegare all'istanza le informative firmate dai dipendenti?
L'informativa consegnata ai dipendenti non è tra i documenti da allegare all'istanza.

15) Posso installare l'impianto di videosorveglianza e tenerlo spento fino a quando otterrò l'autorizzazione?
La norma prevede l'attivazione della procedura art. 4, comma 2, della Legge N° 300/1970 non solo per l'utilizzo dell'impianto ma, ancor prima, per l'installazione. Pertanto si consiglia di presentare l'istanza dopo aver approntato un progetto di massima, evitando di procedere con l'installazione e calcolando un lasso di tempo che varia tra i 30 ed i 60 giorni, a partire dalla data della richiesta, per ottenere l'autorizzazione.

16) Se le telecamere inquadrano solo l'esterno della ditta, è comunque necessario richiedere l'autorizzazione?
L'orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). Sarebbero invece da escludere dall'applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all'azienda.

17) La normativa si riferisce solo alle aziende commerciali?
No. La normativa si riferisce a qualsiasi tipo di attività, per l'effettuazione della quale venga occupato personale dipendente.

18) Dovendo richiedere l'autorizzazione a quale Ufficio mi devo rivolgere?
L'Ufficio preposto al rilascio dell'autorizzazione è la Direzione Territoriale del Lavoro competente per territorio nella provincia dove ha sede l'unità locale della ditta presso cui si intende installare l'impianto.

19) Dovendo richiedere l'autorizzazione per più sedi aziendali ubicate nella stessa provincia, basta inoltrare una sola istanza?
L'autorizzazione va riferita ad una singola sede aziendale presso la quale il sistema di controllo (videosorveglianza, geolocalizzazione ecc) venga installato. Pertanto il datore di lavoro deve presentare una istanza per ciascuna sede aziendale interessata.

20) Oltre alle due marche da bollo, sono previste altre spese per ottenere l'autorizzazione?
Non sono previste altre spese.

21) Le due marche da bollo vanno applicate entrambe sull'istanza?
Solo una delle due marche da bello va applicata sull'istanza. L'altra deve essere allegata alla documentazione e verrà successivamente applicata sul provvedimento di autorizzazione al momento del rilascio.

22) Per la redazione dell'istanza è indispensabile utilizzare il modello di istanza proposto dalla Direzione Territoriale del Lavoro?
Non è obbligatorio utilizzare il modello proposto dalla DTL, il quale ha solo una funzione di supporto alle aziende nella fase di presentazione della richiesta. Il datore di lavoro può pertanto approdare un modulo personalizzato che contenga, però, tutti gli elementi necessari per una adeguata valutazione dell'istanza.

23) La documentazione relativa alla relazione tecnica ed alle planimetrie deve essere approntata e firmata da un professionista?
Tale documentazione non necessita di attestati di certificazione, in quanto il datore di lavoro, nel sottoscrivere l'istanza, si assume la responsabilità della veridicità delle informazioni fornite. La relazione tecnica e le planimetrie, pertanto, possono essere preparate direttamente dal datore di lavoro.

24) L'autorizzazione viene rilasciata contestualmente alla presentazione dell'istanza?
No, in quanto vanno fatte da parte dell'Ufficio le opportune valutazioni tecniche ed, in alcuni casi (qualori si tratti di autorizzare sistemi complessi o quando le informazioni fornite dall'azienda risultino carenti sotto alcuni aspetti), è necessario procedere con l'effettuazione di un sopralluogo in azienda a cura del personale tecnico della DTL incaricato per la valutazione del caso.

24) L'autorizzazione ha una scadenza?
L'autorizzazione mantiene la sua validità fintanto che nulla cambi nella configurazione dell'impianto installato, rispetto a quanto autorizzato. In tal senso si può affermare che l'autorizzazione non ha scadenza. E' però opportuno che, in caso di modifiche, il datore di lavoro comunichi alla DTL le variazioni che intende apportare all'impianto, affinchè l'Ufficio abbia modo di intervenire sul provvedimento di autorizzazione già rilasciato con integrazioni o sostituzioni.

25) Quali sono le informazioni contenute nell'autorizzazione?
L'autorizzazione contiene informazioni sul numero, sul tipo e sulla dislocazione delle apparecchiature facenti parte dell'impianto, nonchè sulle modalità di funzionamento dello stesso. Vi sono inoltre elencate alcune condizioni di utiizzo individuate dall'Ufficio al fine di: evitare un indebito controllo a distanza dell'attività lavorativa svolta dai dipendenti; impedire l'acquisizione di dati non pertinenti con le finalità dell'impianto o comunque lesivi della riservatezza dei lavoratori; garantire l'adozione di adeguate misure di protezione dei dati raccolti; fissare entro i limi previsti dalla norma i tempi di conservazione dei dati.

26) Quali sono le principali condizioni di utilizzo previste per poter autorizzare un impianto di videosorveglianza negli ambienti di lavoro?
Il mantenimento dell'impianto a circuito chiuso all'interno della sede aziendale è uan delle condizioni più importanti cui si ricorre al fine di evitare che si possano liberamente visionare le immagini da postazione remota mediate l'impiego di PC, tablet o telefoni cellulari. Si può derogare a tale divieto nel caso il datore di lavoro abbia affidato alle Forze dell'Ordine (Questura o Carabinieri), oppure ad un Istituto di Vigilanza privato, il servizio di videosorveglianza mediante collegamento dell'impianto con la centrale operativa di tali soggetti.
Anche il coinvolgimento del personale dipendente, nelle occasioni in cui sia necessario accedere alla visione od allo scarico delle immagini registrate, è una delle condizioni imprescindibili previste nell'autorizzazione. Tale coinvolgimento si garantisce, di fatto, prescrivendo la condivisione tra datore di lavoro e dipendenti della password di accesso alle registrazioni. In merito al posizionamento ed all'orientamento delle telecamere, poi, si accicura che, ad eccezione dei locali aperti alla clientela, per i quali non sono previste particolare restrizioni, negli ambienti di lavoro non vengano inquadrate postazioni fisse o zone destinate alla esecuzione dell'attività lavorativa. Sono ammesse invece telecamere che sorveglino porte, finestre o zone di passaggio come i corridoi.

28) Oltre all'affidamento del servizio alle Forze dell'Ordine, ci sono altri casi particolare per cui è consentito il collegamento dell'impianto di videosorveglianza a postazione remota?
Si. Nel caso il datore di lavoro, a fronte di un basso rischio di furti o rapine nelle fasce orarie di apertura della ditta, non ravvisi la necessità di mantenere in funzione l'impianto di videosorveglianza durante lo svolgimento dell'attività lavorativa, si può autorizzare l'attivazione dell'impianto solo ed esclusivamente nelle fasce orarie di chiusura, senza alcuna restrizione in relazione al controllo delle immagini da remoto.

29) Ho rilevato una attività aziendale per la quale al vecchio proprietario è stata già rilasciata un'autorizzazione all'installazione di un impianto di videosorveglianza. Cosa devo fare?
L'autorizzazione viene intestata alla ditta che utilizza il sistema. Nel caso cambi la ragione sociale di tale ditta, il soggetto subentrante deve provvedere a richiedere, mediante istanza, il rilascio di una nuova autorizzazione, segnalando eventuali modifice che venissere fatte sull'impianto.

30) La mia azienda non occupa dipendenti per gran parte dell'anno, ad eccezioni di alcuni periodi in cui si ricorre ad assunzioni a termine od a chiamata. Devo richiedere ugulamente l'autorizzazione?
SI. Nel caso specifico l'autorizzazione ha vigore solo nei periodi di occupazione di personale dipendente, mentre rimane sospesa nel resto dell'anno.

31) Oltre alla videosorveglianza, ci sono altri ambiti di applicazione dell'art. 4 Legge N° 300/70?
La norma ricorre ogni qualvolta si intenda utilizzare in ambienti lavorativi apparecchiature dalle quali possa scaturire un incidentale controllo a distanza dell'attività lavorativa. In tal senso rientrano in tale ambito, ad esempio, anche gli impianti di geolocalizzazione satellitare degli automezzi o di dispositivi aziendali dotati di GPS, il trattamento dei dati relativi a traffico di posta elettronica ed internet o ad attività svolta con sistemi informatici, le registrazioni di conversaizoni telefoniche o di dati telefonici aziendali.

32) Si può inoltrare l'istanza alla Direzone Territoriale del Lavoro via PEC?
No, a causa della necessità di presentare le marche da bollo.